تتشكل الإدارة التنفيذية للغرفة من المدير العام وست دوائر رئيسية هي: الشؤون الادارية، الشؤون المالية, ترويج التجارة،السجل التجاري ,الريادة وتطوير الأعمال, الكمبيوتر وتكنولوجيا المعلومات.
وفيما يلي وصف مختصر لمهام وواجبات الإدارة التنفيذية.
المدير العام:
- العمل مع مجلس الإدارة من أجل تحقيق أهداف الغرفة و وتحديد استراتيجيات العمل.
- إعداد الخطة السنوية بالشراكة مع رئيس الغرفة وأعضاء مجلس الإدارة والجهاز التنفيذي
- متابعة أنشطة الغرفة اليومية ومتابعة أعمال الموظفين والاشراف عليهم.
- توزيع العمل وتنسيقه بين الموظفين في الغرفة من خلال مدراء الدوائر.
- الإشراف على إعداد خطط العمل السنوية وتقديمها إلى مجلس الإدارة.
- الإشراف على إعداد التقارير الادارية، الشهرية والسنوية.
- التحضير لجلسات مجلس الإدارة بالتعاون مع الرئيس وأمين السر وحضور الجلسات وكتابة محضر الجلسات بالتنسيق مع امين سر المجلس.
- تنفيذ القرارات الصادرة عن اجتماعات مجلس الإدارة بالتعاون والتنسيق مع رئيس الغرفة وأمين السر.
- تمثيل الغرفة وإدارة علاقاتها بالتنسيق والتعاون مع رئيس مجلس الإدارة.
- تنسيب الموظفين بناءً على حاجة الغرفة بالتعاون مع مجلس الإدارة.
- متابعة أنشطة وفعاليات الغرفة مع رئيس الغرفة وأعضاء مجلس الإدارة.
- متابعة الشؤون المالية للغرفة مع أمين الصندوق والمحاسب في المصروفات الإدارية اليومية.
الدوائر الادارية
الشؤون الادارية
- الاشراف على دوام الموظفين وضمان انتظامه والاشراف على مهمات العمل والإجازات المختلفة بما يتماشى مع القوانين والانظمة السارية.
- الاحتفاظ بسجلات وملفات الموظفين وحفظ السجلات في نظام معلومات اداري محوسب، وعمل تقارير حسب الاحتياجات الادارية.
- متابعة تنفيذ قانون العمل الفلسطيني وقانون ونظام الغرف التجارية الصناعية الفلسطينية، وكذلك القرارات والتعاميم الصادرة والمتعلقة بموظفي الغرفة.
- تطبيق قواعد وإجراءات الانضباط في العمل بشأن مواعيد وساعات العمل ومراعاة ذلك عند حساب الاستحقاقات الشهرية لموظفي الغرفة.
- التأكيد على أهمية تعزيز آليات التواصل مع الإدارات المختلفة لتطوير مستوى الأداء وسرعة إنجاز الأعمال.
- متابعة عملية التقييم السنوي لكافة موظفي الغرفة وأرشفتها.
- تحديث بطاقات الوصف الوظيفي ومواصفات شاغل الوظيفة وإعداد أي تعديلات بهذا الخصوص.
- تحديد احتياجات الغرفة من القوى العاملة وذلك بالتعاون مع المدير العام والادارات الاخرى.
- متابعة نظافة مرافق الغرفة الداخلية وصيانتها وحراستها، وتنظيم تقديم خدمة الضيافة للموظفين والزائرين.
الشؤون المالية
- الإشراف على الموارد المالية للغرفة ومتابعة كافة الأمور المتعلقة بضبط ومراقبة وتدقيق مالية الغرفة.
- تسجيل العمليات المحاسبية اليومية على البرنامج المحاسبي.
- إعداد التقارير المالية المختلفة كالتقارير المالية الشهرية والسنوية (الميزانية العمومية وحساب الدخل والتدفقات المالية)
- متابعة حسابات الغرفة لدى البنوك المختلفة وعمل التسويات البنكية.
- متابعة المستأجرين في الأملاك التابعة للغرفة
مركز خدمات العضوية
- تجديد الاشتراكات.
- تحديث بيانات المراجعين من أعضاء الهيئة العامة المنتسبين لعضوية الغرفة.
- توثيق تواقيع المسؤولين عن ملف العضوية وإجراء أية تعديلات عليها حسب الإجراءات المعمول بها في الغرفة.
- إصدار شهادات العضوية ( شهادات رجل أعمال، تصریح، شهادة إثبات ومفوضين للبنوك، شهادة للفيزا ... وغيرها ) .
- المصادقات على صحة التوقيع.
- إصدار بطاقات العضوية.
- دعوة الأعضاء المراجعين للمشاركة في فعاليات وأنشطة الغرفة المختلفة.
- القيام بتنفيذ زيارات ميدانية بشكل منتظم لأعضاء الهيئة العامة للغرفة بهدف تحديد احتياجاتهم والاطلاع على المشاكل التي تواجههم.
- إصدار التقارير الخاصة بأعضاء الهيئة العامة للغرفة بشكل دوري ومنتظم وعند الحاجة إليها.
- عمل ورش العمل المتعلقة بتحديد احتياجات أعضاء الغرفة.
- متابعة تحديث قوائم أعضاء الهيئة العامة للغرفة المنشورة على صفحة الإنترنت.
ترويج التجارة
- العمل على ترويج التجارة في المحافظة، وبناء شبكة اتصالات وإقامة علاقات واسعة مع المؤسسات المحلية والعالمية التي تعمل في هذا المجال.
- تنظيم وإقامة المهرجانات والمعارض التجارية الهادفة الى ترويج وتنشيط حركة التجارة.
- تحقيق مستوى وعي اكبر لدى رجال الأعمال المهتمين بالتصدير والاستيراد من خلال تنظيم المحاضرات والندوات وورش العمل حول التجارة الخارجية.
- تقديم الإستشارات لأعضاء الهيئة العامة في مجالات الإستيراد والتصدير وأنشطة التجارة الخارجية.
- تنظيم وفود رجال الأعمال لزيارة المعارض الخارجية.
- تعزيز العلاقات مع الغرف التجارية والمؤسسات الاقتصادية والممثليات الاجنبية المقيمة في المحافظة.
- اصدار النشرات التعريفية والمطبوعات الخاصة بترويج التجارة كدليل المعارض والكتالوجات التعريفية الاخرى.
- إصدار شهادات المنشأ الخاصة بالتصدير للخارج.
- تشبيك رجال الاعمال الفلسطينيين ونظرائهم في الخارج بهدف تسهيل اعمالهم وبناء شراكات وتعاون تجاري بينهم.
مركزالريادة وتطوير الأعمال
يعتبر مركز ريادة وتطوير الأعمال ذراع للغرفة، وهو إطار مؤسسي يقدم الدعم لأصحاب الأعمال في المحافظة، ويحتضن المشاريع الناشئة، ويعزز فرص نجاحها من خلال رفع قدرات وكفاءات أصحاب هذه المشاريع من خلال المتابعة المستمرة. مع تحسين وتطوير قراراتهم ضمن نظام متكامل لخدمات الجودة.
يهدف مركز الريادة وتطوير الأعمال تحقيق الأهداف التالية:
- تطوير مؤسسات الأعمال.
- زيادة فرص النجاح لرواد الأعمال.
- رفع قدرات وكفاءات أصحاب الأعمال.
الخدمات التي يقدمها مركز الريادة وتطوير الأعمال:
خدمات استشارية
- تحليل المشاريع الحالية وتحديد سبل التحسين والتطوير.
- تقديم المشورة للمتقدمين بناءً على الدراسات التحليلية في مجالات التحسين والتطوير.
- بناء قدرات رواد الأعمال والعاملين في المشاريع في مجالات الإنتاج والإدارة المالية والتسويق ... إلخ.
- توفير المعلومات اللازمة حول تسجيل المشروع ، والعلامات التجارية ، والمنافسة ، والسوق ، وفرص الاستثمار… الخ.
خدمات التدريب:
- تحليل الاحتياجات التدريبية لمشاريع الأعمال في محافظة رام الله والبيرة.
- تقديم برامج تدريبية حسب احتياجات المشاريع التجارية.
خدمات التوظيف
- مطابقة فرص العمل الشاغرة مع الباحثين عن العمل المناسبين بما يساهم في خفض معدلات البطالة.
- رصد وتحديد احتياجات الأعضاء من مشاريع الموارد البشرية.
خدمات المعلومات
- توفير معلومات محدثة عن عالم الأعمال على مستوى المحافظات وعلى المستوى الوطني، وتبادل المعلومات مع المستفيدين من الجهات الداخلية في الغرفة والجهات الخارجية
- توفير قاعدة بيانات محدثة عن عالم الأعمال على مستوى المحافظات وعلى المستوى الوطني.
- إعداد تقارير عن عالم الأعمال والقطاعات الاقتصادية بالمحافظة لاستخدامها في أنشطة وأعمال الغرفة المختلفة.
- متابعة قسم المعلومات على الصفحة الإلكترونية للغرفة والتأكد من سهولة الوصول إليها وجاذبيتها وتحديثها وتتضمينها معلومات قيمة للمستفيدين.
- تنظيم جلسات نقاش حول القضايا والتحديات التي تواجه القطاعات الاقتصادية على مستوى المحافظة أو المستوى الوطني.
الكمبيوتر وتكنولجيا المعلومات
- تهيئة البنية الفنية اللازمة للاستخدام الامثل لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
- مواكبة احدث التقنيات والبرامج في مجال تكنولوجيا المعلومات.
- ضمان السرية والامان لتدفق البيانات والمعلومات.
- اعداد وتنفيذ الخطط المتعلقة بحوسبة أعمال الغرفة وتحديد الاحتياجات من أنطمة المعلومات والبرمجيات والعمل على توفيرها.
- تشغيل اجهزة الكمبيوتر وصيانتها.
- تطوير وصيانة الشبكة والانترنت.
- تحديث موقع الغرفة الالكتروني ومتابعته.
- تطوير الخدمات الالكترونية.
- توفير المعلومات للجهات التي تستفيد منها.
- حماية المعلومات وضبطها واخذ النسخ الاحتياطية.
الاعلام والعلاقات العامة
- إظهار وتعزيز مكانة الغرفة التجارية على المستوى المحلي والدولي.
- توثيق وبناء علاقات قوية ومتينة مع كافة الجهات الرسمية والأهلية على المستويين المحلي والدولي .
- تنظيم أنشطة وفعاليات تساهم في إظهار صورة الغرفة وتعزيز مكانتها.
- تطوير العلاقات مع المؤسسات الإعلامية المختلفة ومتابعة أخبار الغرفة وإيصالها إلى الصحف ووسائل الإعلام، و نشرها في وسائل الاعلام المختلفة لإظهار دور الغرفة الفاعل في خدمة القطاع الخاص والاقتصاد الفلسطيني بشكل عام.
- متابعة مطبوعات الغرفة المختلفة كالمجلة والاجندة والتقرير السنوي والنشرات ...الخ وذلك بالتنسيق مع الدوائر الاخرى في الغرفة.
وحدة سيدات الاعمال
- تعزيز دور المرأة في الحياة الإقتصادية.
- نشر الوعي حول دور المرأة في الحياة الاقتصادية
- توفير برامج ريادية تساعد في إنجاح المشاريع الخاصة بالمرأة.
- تنظيم وإقامة الفعاليات وتوفير برامج تدريب خاصة بسيدات الأعمال .
- رعاية وإحتضان المبادرات النسوية لإقامة المشاريع الخاصة بهن.
